Ostatnia modyfikacja 2026-08-19 Olga Pilichowska

Termin płatności mija, pieniądze nie wpływają na konto, a zobowiązania wobec ZUS, pracowników i dostawców nie czekają. Niezapłacona faktura to problem, z którym mierzy się większość przedsiębiorców w Polsce. Poniżej znajdziesz konkretny plan działania: od pierwszego przypomnienia, przez ulgi podatkowe, aż po egzekucję komorniczą.

Najważniejsze informacje

• 7–14 dni po terminie płatności to optymalny moment na wysłanie pierwszego wezwania do zapłaty. Przykład: faktura została wystawiona z terminem 15.03.2026 r.; jeśli do 22–29.03.2026 r. brak zapłaty, wierzyciel powinien reagować.

• Po 90 dniach braku płatności od upływu terminu przysługuje prawo do ulgi na złe długi w podatku vat oraz w podatku dochodowym (PIT/CIT), co pozwala skorygować deklaracje i odzyskać podatek.

• W transakcjach handlowych między przedsiębiorcami wierzyciel ma prawo do odsetek ustawowych za opóźnienie (w relacjach B2B można naliczyć odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych) oraz do zryczałtowanej rekompensaty 40/70/100 euro na pokrycie kosztów odzyskiwania należności.

• Gdy wezwanie nie przynosi efektu, złożenie pozwu i postępowanie nakazowe pozwalają uzyskać nakaz zapłaty, a następnie wszcząć egzekucję komorniczą z majątku dłużnika.

Czym jest niezapłacona faktura i kiedy powstaje problem?

Niezapłacona faktura to dokument sprzedażowy (towarów lub usługi), którego termin zapłaty wskazany na dokumencie minął bez uregulowania. Problem dotyczy zarówno sprzedaży towarów (np. dostawy materiałów budowlanych), jak i wykonaną usługę (np. IT, marketing) w relacjach między przedsiębiorcami.

• Przykład: faktura wystawiona 1.02.2026 r. z terminem płatności 15.02.2026 r. Jeśli kontrahenta nie zapłacił do 16.02.2026 r., powstaje opóźnienie.

• Faktura powinna zawierać elementy wymagane przez przepisy o VAT, m.in. datę wystawienia, numer faktury, dane sprzedawcy i nabywcy, informacje dotyczące przedmiotu transakcji, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę VAT oraz kwotę należności ogółem. Termin płatności i numer rachunku bankowego mogą zostać wskazane na fakturze, ale nie należą do obowiązkowych elementów każdej faktury.

• Odsetki za niezapłacone faktury można naliczać od pierwszego dnia opóźnienia. Polskie prawo nakłada obowiązek uregulowania odsetek ustawowych po upłynięciu terminu płatności. Wierzyciel może dochodzić odsetek ustawowych w przypadku niezapłaconej faktury; w relacjach B2B stosuje się wyższe odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, a w relacjach z konsumentami odsetki z Kodeksu cywilnego.

• Brak zapłaty za fakturę prowadzi do zatorów płatniczych i zaburza płynność finansową firmy, szczególnie w sektorze MŚP, gdzie nieterminowe regulowanie płatności przez kontrahentów uniemożliwia regulowanie własnych zobowiązań (płace, ZUS, podatek dochodowy).

Niezapłacona faktura a VAT – ulga na złe długi i korekta VAT

Obowiązek podatkowy w VAT co do zasady powstaje w momencie dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, niezależnie od tego, czy kontrahent uregulował należność. Oznacza to, że przedsiębiorca może być zobowiązany do rozliczenia VAT należnego, mimo że nie otrzymał jeszcze zapłaty. Jeżeli należność pozostaje nieuregulowana przez 90 dni od upływu terminu płatności, po spełnieniu ustawowych warunków wierzyciel może skorzystać z ulgi na złe długi.

• Przykład: faktura z 10.03.2026 r. z terminem 24.03.2026 r. VAT należny trafia do JPK_V7 za marzec 2026 r. Jeśli dłużnik nie zapłacił w ciągu 90 dni (do 22.06.2026 r.), wierzyciel może dokonać korekty podstawy opodatkowania i vat należny skorygować w deklaracji za czerwiec 2026 r.

• Korekta VAT w ramach ulgi na złe długi może zostać dokonana po upływie 90 dni od dnia, w którym upłynął termin płatności określony na fakturze, jeżeli zostaną spełnione pozostałe warunki ustawowe. Z ulgi nie można skorzystać, jeżeli od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono dokument, upłynęły 3 lata.

• Aby skorzystać z ulgi na złe długi w VAT, wierzyciel musi spełnić warunki określone w ustawie o VAT, w tym posiadać status czynnego podatnika VAT w odpowiednim momencie dokonania korekty. Wierzytelność nie może zostać zbyta. Przed zastosowaniem ulgi należy również sprawdzić pozostałe warunki przewidziane w przepisach.

• Jeśli po dokonaniu korekty wierzytelność zostanie uregulowana (dłużnik zapłaci), wierzyciel musi odwrócić korektę i ponownie wykazać VAT należny w okresie, w którym nastąpiła płatność. Przy częściowej zapłacie korekta dotyczy proporcjonalnej części.

• Po stronie dłużnika: jeśli odliczył VAT naliczony z niezapłaconej faktury i nie uregulował jej w ciągu 90 dni, musi skorygować VAT naliczony. Urząd skarbowy porównuje dane z JPK_V7 obu stron.

Niezapłacona faktura a podatek dochodowy (PIT i CIT)

Podatek dochodowy opiera się na przychodzie, nie na wpływie gotówki. Przychód podatkowy powstaje w dacie wykonania usługi lub wydania towaru (np. 5.04.2026 r.), więc przedsiębiorca musi rozliczyć podatek, nawet jeśli nie otrzymał zapłaty.

• Ulga na złe długi w podatku dochodowym (obowiązująca od 1.01.2020 r.) pozwala zmniejszyć podstawę opodatkowania o wartość wierzytelności nieuregulowanej w ciągu 90 dni od terminu płatności. Przykład: faktura 10.01.2026 r., termin 24.01.2026 r., 90 dni upływa 24.04.2026 r. Korekta możliwa w rozliczeniu zaliczki za kwiecień 2026 r.

• Warunek: przychód z tej wierzytelności musi być wcześniej rozpoznany; wierzytelność nie może być zbyta; dłużnik nie może być w postępowania restrukturyzacyjnego, upadłości ani likwidacji; transakcja nie może dotyczyć podmiotów powiązanych.

• Dłużnik z kolei ma obowiązek zwiększyć swój dochód (lub zmniejszyć koszty) o nieuregulowaną kwotę po upływie 90 dni.

• Alternatywa dla starszych wierzytelności: zaliczenie do kosztów uzyskania przychodu po udokumentowaniu nieściągalności, np. postanowieniem komornika o bezskutecznej egzekucji. Przy małych kwotach (np. poniżej 10 000 zł) stosuje się protokół o nieściągalności, jeśli koszty dochodzenia przewyższają spodziewany efekt. Konkretną metodę w danej sprawie powinien dobrać księgowy.

Co zrobić, gdy faktura pozostaje niezapłacona? – działania przed sądem

Szybka reakcja w pierwszych 30 dniach od terminu zwiększa szansę na odzyskanie pieniędzy. Windykacja faktur powinna przebiegać etapami, od działań polubownych po drogę prawną.

• Monitoring płatności: sprawdzanie stanu rozrachunków co tydzień w systemie księgowym lub KSeF. Warto monitorować płatności, aby szybko reagować na opóźnienia. Regularne przypomnienia o płatnościach zwiększają szanse na terminowe uregulowanie.

• Pierwsze przypomnienie (1–3 dni po terminie): kontakt telefoniczny lub e-mail z numerem faktury, kwotą i daty wystawienia faktury. To pierwszy krok w miękkiej windykacji. Można zaproponować rozłożenie należności na raty przy fakturze powyżej 20 000 zł brutto.

• Przedsądowe wezwanie do zapłaty: pismo na papierze firmowym z oznaczeniem wierzyciela i dłużnika, numerem faktury, kwotą zaległej płatności, odsetkami ustawowymi za opóźnienie oraz ostatecznym terminem zapłaty (np. 7 dni). Przedsądowe wezwanie do zapłaty powinno być wysłane listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Wysyłanie wezwań do zapłaty może zmotywować dłużnika do uregulowania należności.

• Odsetki i rekompensata: naliczanie odsetek od pierwszego dnia po terminie. Dodatkowo zryczałtowana rekompensata 40/70/100 euro (w zależności od wartości świadczenia pieniężnego), przeliczana po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego wymagalność.

• Rozwiązania polubowne: propozycja ugody (np. częściowe umorzenie odsetek w zamian za natychmiastową zapłatę), mediacja przy sporach powyżej 50 000 zł. Wierzyciel może skorzystać z usług firmy windykacyjnej prowadzącej windykację polubowną. Firmy windykacyjne prowadzą negocjacje z dłużnikami, w zakres usług windykacyjnych wchodzi wysyłanie wezwań do zapłaty, a firmy windykacyjne monitorują proces regulowania zobowiązań.

Droga sądowa: pozew o zapłatę, postępowanie nakazowe i egzekucja

Gdy wezwania i działania windykacyjne nie przynoszą rezultatu, kolejnym krokiem jest skierować sprawę na drogę sądową. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy upłynęło kilka miesięcy od terminu, kwota przekracza 5 000–10 000 zł, a problemy finansowe dłużnika się pogłębiają.

• Pozew o zapłatę: oznaczenie stron, żądanie kwoty głównej wraz z odsetkami od konkretnej daty (np. od 25.04.2026 r.), załączenie faktur, wezwań do zapłaty, korespondencji e-mail, protokołów odbioru. Pozew o zapłatę można złożyć w sądzie właściwym dla danej sprawy. W przypadku niektórych roszczeń pieniężnych możliwe jest również skorzystanie z Elektronicznego Postępowania Upominawczego (EPU), prowadzonego przez e-Sąd. Nakaz zapłaty wydany w takim postępowaniu wymaga szybkiej reakcji i zachowania krótkich terminów na wniesienie sprzeciwu. Postępowanie to odbywa się elektronicznie i służy dochodzeniu roszczeń pieniężnych spełniających określone warunki.

• Postępowanie nakazowe: jest jednym z trybów dochodzenia roszczeń pieniężnych. Sąd może wydać nakaz zapłaty w tym postępowaniu, jeżeli spełnione są przesłanki określone w Kodeksie postępowania cywilnego, m.in. gdy roszczenie jest odpowiednio udokumentowane. W określonych przypadkach opłata od pozwu w postępowaniu nakazowym jest niższa niż w postępowaniu zwykłym.

• Prawomocność i klauzula wykonalności: jeśli dłużnik nie wniesie sprzeciwu w ciągu 14 dni, nakaz staje się prawomocny. Wierzyciel uzyskuje klauzulę wykonalności.

• Egzekucja komornicza: po uzyskaniu nakazu zapłaty można rozpocząć egzekucję u komornika. Egzekucja komornicza obejmuje zajęcie rachunków bankowych oraz nieruchomości dłużnika, wynagrodzenia za pracę, ruchomości. Dłużnik może być zmuszony do egzekucji komorniczej, jeśli dobrowolnie nie ureguluje zobowiązania; podobny skutek może mieć brak terminowej spłaty chwilówek zakończony skierowaniem sprawy do sądu. Egzekucja komornicza następuje, gdy windykacja jest nieskuteczna. Niezapłacona faktura może prowadzić do kosztów sądowych dla dłużnika, w tym kosztów zastępstwa procesowego. Koszty egzekucji obciążają ostatecznie dłużnika, choć wierzyciel ponosi je inicjalnie.

Niezapłacona faktura, odsetki ustawowe i odpowiedzialność karna (oszustwo)

Nieterminowe płatności rodzą przede wszystkim konsekwencje cywilne. Dłużnik odpowiada za kwotę główną, odsetki, koszty procesu i koszty komornicze. W skrajnych przypadkach brak płatności może jednak wiązać się z celowym działaniem i odpowiedzialnością karną.

• Wysokość odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych zależy od stopy referencyjnej NBP i może zmieniać się dwa razy w roku. Od 1 lipca do 31 grudnia 2026 r. odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych wynoszą 13,75% w skali roku, a w przypadku dłużnika będącego publicznym podmiotem leczniczym – 11,75%. Przed naliczeniem odsetek warto sprawdzić, czy w międzyczasie nie zmieniła się obowiązująca stawka.

• Brak płatności może być podstawą do oskarżenia o oszustwo (art. 286 k.k.) tylko wtedy, gdy dłużnik w pewnym momencie zawierania umowy nie miał zamiaru zapłacić i świadomie wprowadził wierzyciela w błąd co do swojej wypłacalności.

• Przykłady zachowań sugerujących oszustwo: składanie fałszywych oświadczeń majątkowych, ukrywanie faktycznego stanu finansów, szybkie wyzbywanie się majątku po odebraniu towarów, zaciąganie kolejnych zobowiązań mimo trwałej niewypłacalności.

• W przypadku podejrzenia oszustwa można złożyć zawiadomienie do prokuratury. Równolegle warto prowadzić postępowanie cywilne o zapłatę, ponieważ samo wszczęcie postępowania karnego nie gwarantuje odzyskania pieniędzy.

• Wpis do rejestru dłużników może utrudnić uzyskanie kredytu. Negatywny wpis w rejestrze wpływa na reputację firmy i stanowi dodatkowy środek nacisku.

Jak unikać problemów z niezapłaconymi fakturami i chronić płynność finansową?

Prewencja jest tańsza niż windykacja. Zanim zdecydujemy się na współpracę z nowym kontrahentem, warto zminimalizować ryzyko.

• Weryfikacja kontrahentów: sprawdzanie w KRS/CEIDG, biurach informacji gospodarczej (BIG), rejestrach dłużników. Weryfikacja kontrahentów zmniejsza ryzyko niezapłaconych faktur. Przy większych kontraktach analiza sprawozdań finansowych i zbieranie referencji.

• Warunki umowne: krótsze terminy płatności (7–14 dni zamiast 60), zaliczki przy pierwszych zleceniach, prawo wstrzymania dostaw przy zaległościach, jasno opisane odsetki i rekompensaty.

• Systemy fakturowe: systemy do zarządzania fakturami pomagają w monitorowaniu płatności. Automatyczne przypomnienia, alerty o niezapłaconych fakturach, raporty o przeterminowanych należnościach w podziale na 0–30, 31–60, 61–90, ponad 90 dni. Integracja z KSeF ułatwia kontrolę.

• Faktoring: faktoring przyspiesza płatności i monitoruje spłatę należności. Firma faktoringowa wypłaca 80–90% wartości netto faktury natychmiast, resztę po uregulowaniu przez dłużnika.

• Wpis do rejestru: firmy windykacyjne mogą umieścić dłużnika w rejestrze dłużników. Wierzyciel może, po spełnieniu warunków określonych w ustawie, przekazać informację o zadłużeniu do biura informacji gospodarczej (BIG). Taki wpis może utrudnić dłużnikowi uzyskanie finansowania lub zawieranie niektórych umów. Przed przekazaniem informacji do BIG wierzyciel musi spełnić określone wymogi, w tym prawidłowo wezwać dłużnika do zapłaty i poinformować go o zamiarze przekazania danych do BIG. Warunek: co do zasady powyżej 200 zł i 30 dni opóźnienia w relacji z konsumentem, wyższe progi w relacjach B2B. Przed wpisem obowiązkowe jest wezwanie do zapłaty z informacją o zamiarze wpisu.

Podsumowanie

Niezapłacona faktura to poważne wyzwanie dla każdego przedsiębiorcy, które może prowadzić do utraty płynności finansowej i komplikacji prawnych. Kluczowe jest szybkie i konsekwentne działanie — od monitorowania płatności, przez wysyłanie przypomnień i wezwań do zapłaty, aż po ewentualne kroki prawne. Warto także korzystać z dostępnych narzędzi, takich jak ulga na złe długi czy współpraca z firmami windykacyjnymi, które pomagają odzyskać należności. Prewencja w postaci weryfikacji kontrahentów i stosowania jasnych warunków umownych pozwala znacząco ograniczyć ryzyko powstawania zaległości. Pamiętajmy, że odpowiedzialne zarządzanie należnościami to fundament stabilności finansowej i dobrej reputacji firmy na rynku.

FAQ (najczęstsze pytania)

Po ilu dniach od terminu płatności mogę naliczać odsetki za niezapłaconą fakturę?

Odsetki ustawowe przysługują od pierwszego dnia po upływie terminu płatności wskazanego na fakturze. Przykład: termin płatności 15.03.2026 r., odsetki liczone od 16.03.2026 r. Ich wysokość zależy od aktualnych stawek ogłaszanych przez Ministra Sprawiedliwości (odsetki ustawowe) oraz Ministra Finansów (odsetki w transakcjach handlowych) i powinna być każdorazowo sprawdzana.

Czy muszę płacić VAT od niezapłaconej faktury, jeśli kontrahent ogłosił upadłość?

Co do zasady obowiązek rozliczenia VAT powstaje niezależnie od tego, czy dłużnik zapłacił. Przy spełnieniu warunków ulgi na złe długi (90 dni, czynny podatnik VAT, brak zbycia wierzytelności) można skorygować vat należny. Jeśli dłużnik jest formalnie w upadłości lub likwidacji, warunki skorzystania z ulgi są bardziej restrykcyjne; w takiej sytuacji warto skonsultować się z doradcą podatkowym, który oceni stan faktyczny w danej sprawie.

Czy brak zapłaty za fakturę zawsze oznacza, że mogę skorzystać z ulgi na złe długi w podatku dochodowym?

Nie. Warunkiem jest wcześniejsze rozpoznanie przychodu podatkowego z tej wierzytelności, brak uregulowania należności w ciągu 90 dni od terminu płatności oraz spełnienie dodatkowych kryteriów (m.in. brak powiązań między stronami, dłużnik nie w postępowania restrukturyzacyjnego). Przed dokonaniem korekty podstawy opodatkowania warto przeanalizować przepisy i skonsultować się z księgowym.

Czy mogę sprzedać niezapłaconą fakturę innej firmie zamiast iść do sądu?

Tak. Wierzytelności z niezapłaconej faktury można zbyć (cesja) na rzecz firmy windykacyjnej lub faktoringowej, najczęściej z dyskontem procentowym. Wierzyciel szybciej odzyskuje część pieniędzy, ale rezygnuje z części należności w zamian za przeniesienie ryzyka niewypłacalności dłużnika na nabywcę wierzytelności.

Po jakim czasie roszczenie z niezapłaconej faktury się przedawnia?

Roszczenia związane z działalnością gospodarczą co do zasady przedawniają się po 3 latach, przy czym koniec terminu przypada na ostatni dzień roku kalendarzowego. W niektórych przypadkach obowiązują krótsze terminy – np. 2 lata przy sprzedaży konsumenckiej i 1 rok w przypadku roszczeń z umowy przewozu. Bieg przedawnienia można przerwać m.in. przez wniesienie pozwu, wszczęcie mediacji lub uznanie długu przez dłużnika.